Software utilizado sem licença: quais são as consequências jurídicas para empresas?

Softwares fazem parte da rotina de praticamente qualquer empresa. Sistemas operacionais, programas de edição, ferramentas de engenharia, softwares contábeis, plataformas de gestão e aplicações especializadas podem exigir licenças específicas para cada usuário, equipamento ou modalidade de utilização.

Quando um software é utilizado sem licença, a empresa pode enfrentar consequências que vão além da simples necessidade de adquirir o produto posteriormente.

A situação pode envolver violação de direitos autorais, obrigação de interromper o uso, indenização, produção de prova técnica e, conforme a conduta praticada, consequências também na esfera penal para as pessoas responsáveis.

Por isso, é importante distinguir ausência de documento, erro de gestão de licenças e utilização efetivamente não autorizada.

Software é protegido por direitos autorais?

Sim.

A Lei nº 9.609/1998 estabelece regime específico de proteção à propriedade intelectual dos programas de computador e determina a aplicação das regras de direitos autorais compatíveis com essa proteção.

Isso significa que o titular possui direitos sobre a utilização, reprodução e exploração econômica do software dentro dos limites estabelecidos pela legislação.

A proteção independe de registro.

O registro pode possuir utilidade probatória e comercial, mas não é condição para que o programa seja protegido.

O uso de software depende de licença?

Como regra, sim.

A Lei do Software estabelece que o uso de programa de computador no Brasil deve ser objeto de contrato de licença.

Quando não existir contrato formal disponível, o documento fiscal correspondente à aquisição ou ao licenciamento da cópia pode servir para demonstrar a regularidade de utilização.

Por isso, uma empresa não deve controlar apenas quais programas estão instalados.

Também precisa conservar:

• contratos de licença;
• notas fiscais;
• comprovantes de aquisição;
• quantidade de licenças;
• usuários autorizados;
• equipamentos abrangidos;
• prazo das assinaturas;
• planos contratados.

O que caracteriza utilização sem licença?

A situação depende das condições aplicáveis a cada programa.

Podem existir irregularidades quando, por exemplo:

• o software foi instalado sem qualquer licença válida;
• uma única licença é utilizada em quantidade superior à autorizada;
• a assinatura expirou e o uso permaneceu;
• uma licença individual é compartilhada indevidamente;
• uma versão destinada a finalidade específica é utilizada comercialmente fora dos limites contratados;
• uma cópia reproduzida sem autorização é instalada nos equipamentos;
• mecanismos técnicos de proteção são contornados para permitir o funcionamento.

Não é correto concluir pela irregularidade apenas porque a empresa não localizou imediatamente uma chave de ativação.

É necessário verificar contratos, notas fiscais, contas corporativas e histórico de aquisição.

Licença insuficiente também pode gerar problema?

Sim.

Uma empresa pode possuir algumas licenças legítimas e ainda assim utilizar o software além da quantidade contratada.

Imagine uma empresa com licença para dez usuários, mas instalação ou utilização por trinta pessoas.

Nesse caso, a discussão pode se concentrar no excedente não autorizado.

Por isso, o controle de licenciamento precisa relacionar:

• número de usuários;
• número de dispositivos;
• modalidade da licença;
• versão do programa;
• período de validade;
• restrições de uso.

Quais consequências civis podem existir?

O titular pode buscar medidas destinadas a interromper a utilização não autorizada e reparar os prejuízos decorrentes da violação.

Dependendo do caso, podem ser discutidos:

• cessação do uso irregular;
• regularização das licenças;
• indenização por danos materiais;
• apreensão ou preservação de elementos relacionados à contrafação;
• multa pelo descumprimento de ordem judicial;
• custas e honorários decorrentes do processo.

A Lei do Software permite que a ação destinada a proibir a prática seja cumulada com pedido de perdas e danos.

A empresa paga apenas o valor das licenças que faltavam?

Não necessariamente.

A jurisprudência do Superior Tribunal de Justiça possui precedentes afirmando que limitar a consequência econômica simplesmente ao preço que seria pago pela licença poderia tornar vantajosa a utilização irregular.

Em diferentes casos, o STJ admitiu indenizações superiores ao valor comercial das licenças utilizadas sem autorização.

Entretanto, não existe uma regra segundo a qual toda empresa será automaticamente condenada a pagar cinco, dez ou qualquer outro múltiplo fixo.

A definição depende das circunstâncias concretas, da quantidade de programas, da extensão da utilização e dos critérios adotados no processo.

A quantidade de cópias influencia a indenização?

Sim.

Identificar quantas instalações ou utilizações não autorizadas existiram pode ser elemento importante para calcular eventual reparação.

Por isso, uma perícia pode analisar:

• equipamentos;
• programas instalados;
• versões;
• quantidade de usuários;
• licenças apresentadas;
• notas fiscais;
• servidores;
• ambientes virtuais;
• registros técnicos.

A empresa deve evitar excluir ou alterar registros depois de formalmente cientificada de uma controvérsia, pois a preservação da prova pode assumir importância processual.

Existem consequências criminais?

A Lei nº 9.609/1998 também prevê crimes relacionados à violação dos direitos autorais de programas de computador.

A violação dos direitos de autor de software possui pena própria.

A legislação estabelece tratamento mais severo quando existe reprodução não autorizada para fins de comércio e também alcança determinadas condutas relacionadas à comercialização de cópias produzidas com violação de direitos autorais.

A análise criminal deve recair sobre as pessoas físicas cuja conduta possa ser individualizada.

Não é adequado presumir responsabilidade penal apenas porque o software foi encontrado em equipamento pertencente a determinada pessoa jurídica.

Empresa pode alegar que o funcionário instalou o programa sozinho?

Esse fato pode ser relevante, mas não resolve automaticamente a questão civil.

É necessário verificar:

• quem instalou;
• quem autorizou;
• quem utilizava;
• se a instalação beneficiava a atividade empresarial;
• quais controles existiam;
• se a empresa conhecia a irregularidade;
• o que ocorreu depois da descoberta.

Quanto maior a empresa, maior tende a ser a importância de políticas internas de instalação e controle de software.

Como a empresa pode provar que possui licenças válidas?

A Lei do Software atribui relevância ao contrato de licença e ao documento fiscal relacionado à aquisição ou licenciamento.

Também podem ser importantes:

• painel corporativo do fornecedor;
• contratos de assinatura;
• histórico de pagamentos;
• e-mails de ativação;
• certificados de licença;
• relatórios de inventário;
• documentação dos revendedores autorizados.

Guardar apenas a chave de ativação pode ser insuficiente para reconstruir toda a origem do licenciamento anos depois.

O que fazer ao receber uma notificação sobre software sem licença?

A notificação deve ser analisada antes de qualquer resposta precipitada.

A empresa pode:

1. identificar exatamente quais programas foram apontados;
2. preservar os equipamentos e registros relevantes;
3. levantar contratos e notas fiscais;
4. conferir quantidade de usuários e instalações;
5. verificar se houve instalação por empregado ou prestador;
6. comparar as licenças adquiridas com a utilização efetiva;
7. avaliar tecnicamente eventual irregularidade;
8. organizar uma resposta documentada.

Não é recomendável admitir indiscriminadamente uma violação antes de verificar o inventário e a documentação existente.

Regularizar as licenças encerra automaticamente a responsabilidade anterior?

Não necessariamente.

A regularização pode impedir a continuidade do problema, mas não elimina automaticamente uma discussão sobre utilização ocorrida anteriormente.

Por outro lado, as circunstâncias da regularização, o período de uso e a conduta das partes podem ser relevantes em eventual negociação ou processo.

Como prevenir o uso irregular de software na empresa?

A prevenção depende de governança tecnológica.

Algumas práticas úteis são:

• manter inventário de softwares;
• centralizar aquisições;
• bloquear instalações não autorizadas;
• utilizar contas corporativas;
• controlar quantidade de licenças;
• guardar notas fiscais e contratos;
• revisar periodicamente equipamentos;
• documentar softwares utilizados por prestadores;
• remover programas desnecessários;
• acompanhar renovações e vencimentos.

O objetivo é conseguir relacionar cada programa utilizado a uma autorização válida.

Perguntas frequentes

Software sem nota fiscal é necessariamente pirata?

Não automaticamente. É necessário verificar se existe contrato, assinatura, conta corporativa ou outro documento que demonstre a origem da licença.

Uma licença pode ser instalada em vários computadores?

Depende das condições contratadas. Algumas licenças abrangem vários dispositivos; outras possuem limites específicos.

A empresa pode ser indenizada apenas porque recebeu uma acusação errada?

A eventual responsabilidade de quem promove medidas indevidas depende dos fatos. A própria Lei do Software prevê responsabilização por perdas e danos em determinadas medidas requeridas com má-fé, espírito de emulação, capricho ou erro grosseiro.

Comprar as licenças depois resolve tudo?

A aquisição posterior pode regularizar a utilização futura, mas não elimina automaticamente eventual discussão sobre o período anterior.

A indenização é sempre dez vezes o valor das licenças?

Não. Existem precedentes com múltiplos superiores ao preço das licenças, mas não há multiplicador único e automático para todos os processos.

O responsável pela empresa pode responder criminalmente?

Eventual responsabilidade penal exige análise individual da conduta da pessoa física e dos elementos do tipo penal, não sendo decorrência automática do cargo ocupado.

Conclusão

A utilização de software sem licença pode produzir consequências civis e, dependendo da conduta, também repercussões penais.

A empresa pode ser obrigada a interromper o uso e responder por perdas e danos quando demonstrada violação dos direitos sobre o programa.

A indenização não se limita necessariamente ao simples preço das licenças faltantes, mas também não segue um multiplicador automático em qualquer processo.

Contratos, notas fiscais, inventário de equipamentos e registros de licenciamento são essenciais tanto para prevenir irregularidades quanto para responder a uma alegação de utilização não autorizada.

Este conteúdo possui finalidade informativa e não substitui a análise das licenças, dos contratos, dos equipamentos e das circunstâncias específicas de utilização do software.